Reunião 99ª do Conselho de Administração da EBSERH (fevereiro 2020)

ATA DA 99ª REUNIÃO DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO

I. DATA, HORÁRIO E LOCAL: 20 de fevereiro de 2020, às 9:30 horas, na Sala dos Conselhos da Sede da Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (Ebserh), localizada no Setor Comercial Sul, Quadra 9, Lote C, Edifício Parque Cidade Corporate, Torre C, 3º andar, CEP 70.308-200, Brasília, Distrito Federal.

II. CONVOCAÇÃO E QUÓRUM DE INSTALAÇÃO: Dispensada, presentes os seguintes membros do Conselho de Administração: Mauro Luiz Rabelo, Presidente, representante do Ministério da Educação (MEC); Oswaldo de Jesus Ferreira, Presidente da Ebserh; Marizete Almeida Silva, representante do Ministério da Saúde (MS); Erno Harzheim, representante do MS, que participou por videoconferência; Margareth de Fátima Formiga Melo Diniz, representante da Associação Nacional das Instituições Federais de Ensino Superior (Andifes); e Manoel Bastos Freire Junior, representante dos empregados da Ebserh; ausência justificada de Adalton Rocha de Matos, representante do MEC.

III. REGISTRO DE PRESENÇAS: Alessandro Marius Oliveira Martins, Consultor Jurídico (Conjur); Adriano Augusto de Souza, Auditor Geral (AI). Foram convidados à reunião, nos itens pertinentes, Eduardo Chaves Vieira, Diretor Vice-Presidente Executivo (DVPE), Simone Henriqueta Cossetin Scholze, Diretora de Tecnologia da Informação (DTI); Rodrigo Augusto Barbosa, Diretor de Gestão de Pessoas (DGP); Savana Karoline Farias Dantas, Ouvidora-Geral; Lúcio Carlos de Pinho Filho, Presidente do Comitê de Auditoria (Coaud); Jackeline Viana da Costa, membro do Coaud; João Batista Machado, membro do Coaud; Francisco Italo Lopes França, Chefe de Serviço de Gestão de Projetos, da Coordenadoria de Estratégia e Inovação da

DVPE; Hermides de Menezes Passos, Assessor de Conformidade, Controle Interno e Gerenciamento de Riscos, Substituto, da Presidência. E, na secretaria dos trabalhos, Iára César Pereira Guerra, Chefe de Gabinete da Presidência.

IV. PAUTA:

1) Aprovação da ata da 98ª reunião;

2) Retificação do período de usufruto de férias do Presidente da Ebserh;

3) Processo 23477.001257/2020-30: Referendo ao processo de unificação do quadro de pessoal da Ebserh;

4) Processo 23477.000767/2020-90: Atividades da Diretoria de Tecnologia da Informação passíveis de execução indireta mediante contratação de serviços;

5) Processo 23477.000720/2020-26: Apresentação da Pesquisa de Satisfação dos Residentes;

6) Processo 23477.000765/2020-09: Plano de Trabalho do Coaud para 2020;

7) Processo 23477.000181/2020-25: Resultado do processo de avaliação do cumprimento de

metas pelas Diretorias;

8) Processo 23477.010746/2019-49: Gestão e avaliação do desempenho dos administradores; e,

9) Informes.

V. REGISTRO DE DELIBERAÇÕES E MANIFESTAÇÕES:

1) Aprovada, por unanimidade, a ata da 98ª reunião, que será assinada eletronicamente, no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da Ebserh.

2) Autorizada pelo Colegiado, em conformidade com o que prescreve o Estatuto Social da Ebserh, a retificação do período de férias do Presidente, autorizado na 98ª Reunião do Conselho de Administração, que passa a ser de 6 a 16 de março de 2020.

3) Processo 23477.001257/2020-30. A Diretoria de Gestão de Pessoas (DGP) informou que se trata da proposta de unificação dos quadros de pessoal dos Hospitais Universitários Federais (HUFs) da Rede Ebserh, de modo a viabilizar a otimização da força de trabalho disponibilizada na Rede, com foco na sustentabilidade e eficiência operacional em cada área de atuação do tripé Assistência-Ensino-Pesquisa. Ponderou que a gestão do quadro centralizado possibilitará os rearranjos necessários à operacionalização dos HUFs da Rede. Destacou que, no caso de futuras adesões, com autorização de quadro adicional, o quantitativo de vagas somar-se-ia ao limite já autorizado, possibilitando a definição de uma composição que atenda às demandas das novas unidades, considerando as exigências legais estabelecidas. O Diretor lembrou, por fim, que a Rede é composta, atualmente, por uma sede e 40 (quarenta) HUFs. Cada unidade dispõe de quadro de pessoal próprio, regido por Portaria do Ministério da Economia (ME) e detalhado nos ofícios remetidos pela atual Secretaria de Coordenação e Governança das Empresas Estatais (SEST-ME). Destacou que essa é uma medida simples, mas com impactos extremamente positivos, considerando que a estratégia atual da empresa tem foco no desenvolvimento de processos de gestão transparentes, eficientes e inovadores que viabilizem a prestação de serviços de saúde e educação de qualidade e diminuam a necessidade de financiamento. O Presidente da Ebserh destacou que as limitações impostas pelo modelo atual – cada HUF com seu quadro – impactam nos trabalhos em curso para melhoria da gestão e da aplicação de recursos e reafirmou a necessidade de se ter gestão sobre o quadro de vagas. O Presidente do Conselho ressaltou que a mobilidade do quadro de pessoal permitirá a alocação racional dos recursos humanos nos HUFs da Rede e trará benefícios a todos. O Conselheiro representante dos empregados solicitou maiores esclarecimentos sobre a unificação do quadro, particularmente, sobre a situação dos RJUs; o Diretor da DGP informou que essa unificação se trata apenas do quadro de empregados celetistas que foram contratados pela Ebserh. A representante da Andifes ponderou que essa medida deve minimizar as solicitações de dimensionamento para a SEST-ME e, também, permitir a reposição imediata de servidores RJUs que se aposentam cotidianamente nos HUFs. Finalizando a exposição, o Diretor da DGP informou que foi realizado um dimensionamento de pessoal, com base na produção assistencial, de todos os Hospitais da Rede; esse trabalho está sendo finalizado e será apresentado, posteriormente, ao Conselho de Administração.

- Explicou-se, por oportuno, que o assunto foi encaminhado ao Conselho em razão de tratativas anteriores, entre os técnicos da Ebserh e da Secretaria de Coordenação e Governança das Empresas Estatais, do Ministério da Economia, em reuniões que precederam a instrução processual, que foi composta com toda a documentação pertinente para subsidiar a deliberação do Conselho de Administração.

- Referendada, por unanimidade, a decisão do Presidente do Conselho relativa ao encaminhamento à Secretaria de Coordenação e Governança das Empresas Estatais do Ministério da Economia, da proposta de unificação do quadro de pessoal da Ebserh.

4) Processo 23477.000767/2020-90. A Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) informou que se trata de processo relativo a um conjunto de atividades passiveis de execução indireta, mediante contratação de empresa especializada em tecnologia da informação. A Diretoria esclareceu que a contratação desses serviços vai permitir o pleno atendimento das demandas da Sede da Ebserh e de seus hospitais filiados com maior agilidade e qualidade. O conjunto de atividades abrange os seguintes serviços: (i) serviços de desenvolvimento, manutenção, sustentação, teste, qualidade, institucionalização, aferição de tamanho funcional de sistemas e atividades congêneres; (ii) serviços de arquitetura, mapeamento, análise, redesenho, avaliação, racionalização, automatização de processos e atividades congêneres; (iii) serviços de suporte, atendimento, resolução de demandas de Tecnologia da Informação em diferentes níveis operacionais e atividades congêneres; e (iv) serviços de apoio especializado à diferentes níveis operacionais e atividades congêneres; e (iv) serviços de apoio especializado à definição da arquitetura de soluções tecnológicas, à inovação tecnológica, à análise de dados, à governança de TI, à segurança de TI, à gestão de projetos de TI, à fiscalização de contratos administrativos de TI e atividades congêneres. A DTI informou que a Diretoria de Administração e Infraestrutura e a Diretoria de Gestão de Pessoas contribuíram na elaboração e discussão da proposta, bem como no enquadramento legal necessário e concluiu informando que a Auditoria Interna ponderou sobre a necessidade de se estabelecer um normativo sobre processos de contratação dessa natureza, a ser observado por todas as áreas e, particularmente, pelos hospitais da Rede.

- Aprovada, por unanimidade, a proposta de execução indireta dos serviços elencados pela Diretoria de Tecnologia da Informação. Editada a Resolução do Conselho de Administração nº 102/2020.

5) Processo 23477.000720/2020-26. A Ouvidora-Geral informou que a pesquisa foi realizada no período de 22 de novembro a 20 de dezembro de 2019, em 39 (trinta e nove) HUFs, contando com público-alvo de 7.758 (sete mil, setecentos e cinquenta e oito) residentes.

Os questionários foram elaborados pela Ouvidoria, com o apoio da Coordenadoria de Formação Profissional, dos Gerentes de Ensino e Pesquisa, de dois estatísticos e de duas outras Ouvidorias da Rede. Os seguintes requisitos foram abordados: infraestrutura do HUF, serviço ofertado e a formação profissional. A infraestrutura apresentou maiores níveis de insatisfação, particularmente, nos quesitos de espaço físico para descanso e alimentação dos residentes; quanto aos quesitos de formação e serviço ofertado, os níveis de satisfação foram melhores; a média da avaliação geral ficou com a nota 6,6. A pesquisa foi respondida por 4.704 (quatro mil, setecentos e quatro) residentes em 38 (trinta e oito) HUFs. Ao final, a Ouvidoria fez uma avaliação sobre o processo; informou que a pesquisa será realizada anualmente e concluiu que precisam ser implementadas melhorias na ferramenta utilizada, no próprio questionário, e, principalmente, pontuou a necessidade de maior envolvimento da equipe gestora dos hospitais nesse processo.

- O Conselheiro Representante dos Empregados solicitou informações sobre as ações programadas para os hospitais que ficaram abaixo da média na pesquisa; a Ouvidora lembrou que essa foi a primeira pesquisa realizada com residentes na Rede e que o processo precisa ser aprimorado; destacou a importância do comprometimento da Superintendência do HUF no processo, particularmente, para mobilizar os residentes a responder os questionários, pois os resultados serão mais consistentes na medida em que a amostra contar com um número maior de participantes.

- O Presidente da Ebserh destacou a importância da pesquisa e a necessidade de avaliação detalhada dos resultados para que a gestão tenha subsídios para implementar as correções necessárias. Complementou informando que a liberação de recursos para os Hospitais, neste ano, vai observar a aplicação em infraestrutura. Ressaltou, por fim, que a pesquisa reflete a opinião dos estudantes e residentes, que são os principais usuários dos HUFs.

6) Processo 23477.000765/2020-09. O Presidente do Coaud apresentou o Plano de Trabalho do Comitê para o ano de 2020, destacando o calendário de reuniões, as ações consultivas e as análises e atuações previstas para o corrente exercício, quais sejam: opinar sobre contratação e destituição do auditor independente; supervisionar as atividades da auditoria independente no que diz respeito à independência, qualidade dos serviços e aderência dos serviços às necessidades da Empresa; supervisionar as atividades desenvolvidas nas áreas de controle interno, de auditoria interna e de elaboração das demonstrações financeiras da Empresa; monitorar a qualidade e a integridade dos mecanismos de controle interno das demonstrações financeiras; avaliar e monitorar exposições de risco da empresa; avaliar, em conjunto com a gestão e a Auditoria Interna, a adequação e divulgação das transações com partes relacionadas; dentre outros. O Presidente do Comitê destacou que o Plano de Trabalho é norteador da atuação do Coaud, sem prejuízo de outras demandas que sobrevenham ao longo do ano ou que sejam requisitadas pelos Conselho de Administração. O Presidente do Coaud destacou que os questionários que serão utilizados para realizar a avaliação da Auditoria Independente e da Auditoria Interna estão sendo analisados pelos membros para posterior aplicação. Concluiu informando que as Demonstrações Contábeis do exercício de 2019 estão sendo analisadas no âmbito do Comitê.

7) Processo 23477.000181/2020-25: A Diretoria Vice-Presidência Executiva (DVPE) informou que se trata do processo de avaliação do cumprimento das metas dos indicadores estratégicos da empresa no ano de 2019. O Chefe de Serviço de Gestão de Projetos da Coordenadoria de Estratégia e Inovação, da Diretoria Vice-Presidente Executiva, lembrou que, em 2019, foi definida a atuação estratégica da Empresa, a partir de 20 (vinte) indicadores de alto nível, com metas anuais definidas para o período de 2019-2023. Para o ano de 2019, foram definidos 10 (dez) indicadores – ocupação e permanência hospitalar; atratividade e ocupação dos programas (dez) indicadores – ocupação e permanência hospitalar; atratividade e ocupação dos programas de residência; equilíbrio orçamentário; prontuário eletrônico; projetos de arquitetura e engenharia; planos de investimento; rotatividade; e capacitação de empegados – inseridos nos seguintes pilares da Ebserh: Sociedade; Sustentabilidade; Processos e Tecnologia; e Pessoas.

Os resultados apresentados guardam consonância com o que foi previsto pelas Diretorias, com algumas variações – para maior ou menor – que implicam no aprimoramento das metas propostas.

- O Diretor de Atenção à Saúde destacou que as duas primeiras metas – ocupação e permanência hospitalar e atratividade e ocupação dos programas de residência – estão relacionadas diretamente à atenção hospitalar e são executadas pelos Hospitais. Apesar de estarem relacionadas com a Diretoria, esclareceu que não há uma governança direta sobre essa execução. O Diretor destacou que alguns Hospitais ficaram aquém e outros além do que estava previsto, o que pode significar que a definição da meta não está adequada. O Diretor ponderou que alguns parâmetros precisam ser definidos com maior clareza, como, por exemplo, a distinção entre os tipos de leitos – cirúrgicos e clínicos –; a estratificação da taxa de ocupação por idade e pelo tipo de tratamento ao qual o paciente está sendo submetido.

- A DVPE ponderou sobre a necessidade de definir, conceitualmente, de forma clara e objetiva, os indicadores e o momento da coleta da informação, com vistas a garantir que o resultado retrate, de fato, a realidade do que foi realizado no período em avaliação.

- A Conselheira Representante da Andifes destacou a importância dos dados para avaliação e tomada de decisão; ponderou sobre os atendimentos que extrapolam o que foi contratualizado com o Gestor SUS e sobre a qualidade dos serviços no ambiente de superlotação.

- A DVPE pontuou que os estados e municípios brasileiros enfrentam dificuldades orçamentárias/financeiras, com reflexos diretos na assistência à saúde; por sua vez, os HUFs estão em processo de melhoria constante; esses dois fatores associados têm ocasionado um aumento considerável de pacientes em busca de tratamento nos Hospitais da Rede Ebserh.

- O Conselheiro Representante dos Empregados comentou sobre as dificuldades de se estabelecer indicadores em um ambiente tão complexo e heterogêneo como os Hospitais Universitários; destacou a importância do trabalho apresentado, como orientador para a tomada de decisões da gestão. Destacou também pontos relativos à substituição dos sistemas utilizados em alguns HUFs da Rede pelo Aplicativo de Gestão para Hospitais Universitários (AGHU); e falou, por último, sobre o planejamento e execução de capacitações para os empregados da Empresa.

8) Processo 23477.010746/2019-49. O Assessor de Conformidade, Controle Interno e Gerenciamento de Riscos, Substituto, da Presidência, informou que se trata do processo de avaliação dos Administradores da Ebserh, em conformidade com o que dispõe a Lei nº 13.303/2016 e o Estatuto Social da Empresa. O desempenho dos órgãos colegiados e dos administradores será avaliado com base nas metas propostas para o ano de 2019, constantes do Plano de Negócios da Ebserh – Ciclo 2019-2023. A avaliação será realizada de forma presencial, por meio de formulário impresso composto de treze questões, para as quais o avaliado tem opções de resposta de concordância ou discordância, com as respectivas graduações. O Assessor Substituto informou que os formulários foram elaborados com base no modelo disponibilizado pela Secretaria de Coordenação e Governança das Empresas Estatais, do Ministério da Economia (SEST-ME), e adaptados à realidade da Ebserh. Serão avaliados (i) o Conselho de Administração como colegiado; (ii) cada Conselheiro de Administração, por meio de autoavaliação, individualmente; (iii) o Presidente da Ebserh; (iv) a Diretoria Executiva como colegiado; e (v) cada Diretor, individualmente. Ao final do processo, em atenção às recomendações do Comitê de Elegibilidade, Indicação e Remuneração da Ebserh, os resultados serão encaminhados: à Secretaria Executiva do Ministério da Educação, para conhecimento; à Diretoria de Gestão de Pessoas, para planejamento de capacitações para os Administradores; e aos Órgãos Colegiados para planejamento de ações que aperfeiçoem o desempenho dos respectivos órgãos. O Assessor finalizou informando que o resultado do processo de avaliação é publicado na Carta Anual de Governança Corporativa da Ebserh, em consonância com as disposições da Lei nº 13.303/2016. Ao final, os envelopes contendo os formulários foram distribuídos aos Conselheiros, para preenchimento e devolução na próxima reunião, quando será, também, realizada a avaliação do Colegiado.

9) Finalizando a reunião, passou-se aos Informes. O Presidente da Ebserh informou que será realizado, no final do mês de março, o primeiro encontro de Superintendentes da Rede, em que serão discutidas e debatidas as demandas para este ano. Sobre a Pesquisa de Satisfação dos Residentes, o Presidente destacou a importância desse trabalho como instrumento orientador das ações da gestão para a implementação de correções e adequações necessárias. O Presidente informou, também, sobre o encontro dos Gerentes de Ensino e necessárias. O Presidente informou, também, sobre o encontro dos Gerentes de Ensino e Pesquisa, que ocorreu no início de fevereiro em que foram elencadas as dificuldades encontradas, nos HUs, para alavancar a área da pesquisa. O último informe foi sobre as negociações do Acordo Coletivo de Trabalho (ACT), sendo a proposta manter os mesmos termos do ACT passado; a proposta se encontra em análise pela Confederação dos Trabalhadores no Serviço Público Federal (Condsef).

ENCERRAMENTO:

Nada mais havendo a tratar, o Presidente do Conselho agradeceu a presença de todos e deu por encerrada a reunião, da qual eu, Iára César Pereira Guerra, Chefe de Gabinete da Presidência, lavrei esta ata na forma de sumário, que, depois de lida e aprovada, será assinada eletronicamente, no SEI, pelos Conselheiros presentes e por mim.